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Die Gemeindewerke Erstfeld setzen auf IS-E / ABACUS

22.09.2016

und gehen somit mit neuen Werkzeugen in die Zukunft.

Gemeindewerke Erstfeld

Die Gemeindewerke Erstfeld (GWE) arbeiteten über 30 Jahre lang mit der Abrechnungs- und ERP Lösung GeSoft, für die Haushaltin-stallationskontrolle (HIK) mit Brunner und für die Installationsabteilung das System Messerli. Die Anwendungen werden vor Ort betrieben. Die GWE entschied sich für die Fachapplikationen IS-E / ABACUS von der Talus Informatik AG.


«Die GWE haben mit der Talus Informatik AG einen Partner
für eine zielgerichtete Zusammenarbeit in unserem Sinn gefunden»

Christoph Grepper, Leiter Finanzen der Gemeindewerke Erstfeld


Projektumfang
Neu wird die Softwarelösung IS-E für die Bereiche Adressen, Objekte, Fakturierung und Haushaltinstallationskontrolle eingesetzt. Für den Bereich Finanz- und Rechnungswesen, wird die Softwarelösung ABACUS mit den Applikationen Finanzbuchhaltung,
Debitoren-, Kreditoren- (inkl. Scan- und Visierungsfunktion), Lohn- und Anlagebuchhaltung genutzt.

Der Bereich Installation resp. die Abrechnungen für die geleisteten Arbeiten werden weiterhin im System Messerli verarbeitet, die mittels Schnittstelle ans ABACUS-Projekt angebunden ist. Über diverse Schnittstellen in ABACUS werden unter anderen die Debitoren direkt ins ABACUS übergeben. Die Adressen wer-den von der zentralen IS-E-Subjektverwaltung bezogen.

Datenmigration
Das Datenmigrationsteam der Talus Informatik AG hat alle Adress- und Objektdaten, die Gebührenstammdaten sowie die HIK-Daten in die neue Lösung elektronisch übernommen.

Interview mit Christoph Grepper, Projektleiter und Leiter Finanzen der GWE:

Weshalb haben sich die GWE für die Lösung von der Talus Informatik AG entschieden?

Die GWE hatten sich im Voraus für die Produktekombination ABACUS/IS-E entschieden und haben dann in einem Ausschreibungs-verfahren die Talus als Implementationspartner evaluiert.

Die GWE wollten nicht nur einfach ein neues Werkzeug erhalten, sondern sich bereits in der Implementationsphase tief mit den einzelnen Lösungen und Möglichkeiten befassen; dies mit entsprechendem personellem Aufwand und einem grossen Eigenleistungsanteil seitens GWE.

Die Talus Informatik AG hat dieses Bedürfnis in der Ausschreibungsphase am besten erkannt, und den GWE einen entsprechenden Projektplan vorgelegt.

Welches waren die grössten Hindernisse, Herausforderungen bei der Einführung?

Zusammen mit den Verantwortlichen der Talus Informatik AG hatte ich den Projektablauf und meine Ressourcen gut geplant, und erwartete da eigentlich keine Hindernisse.

Durch den plötzlichen Tod des Leiters Finanzen & Administration, musste ich jedoch mitten in der operativen Inbetriebnahme der neuen Software auch das Tagesgeschäft übernehmen. Dabei den Fokus nicht zu verlieren und die Prozesse im Überblick zu behalten war definitiv die grösste Herausforderung in diesem Projekt.

Eine weitere Herausforderung, die ich rückblickend wohl nicht mehr so machen würde, war der parallele Betrieb des alten und neuen Systems während dreier Monate. In der Zeit zwischen Oktober bis Dezember 2015 verrechneten wir die Schlussrechnungen jeweils aus ABACUS/IS-E, während alles andere noch über GeSoft abgewickelt wurde. Die Abstimmungsarbeiten waren enorm aufwändig und leider mussten im Nachhinein auch etliche Rechnungen korrigiert werden.

Welche Tipps/Hinweise können Sie anderen Energieversorgern geben, die eine neue Abrechnungs- und ERP-Lösung anschaffen wollen?

Jeder Betrieb, der eine Abrechnungs- und ERP Software einführen will, muss sich bewusst sein, dass sehr viel Zeit und personelles Engagement erforderlich ist um die eigenen betrieblichen Verhältnisse korrekt abbilden zu können. Wir haben wiederholt festgestellt, dass wir zuerst unsere eigenen Prozesse analysieren mussten, bevor wir die Lösung korrekt implementieren konnten. Die Gefahr, in solchen Fällen eine „Standardlösung“ zu wählen, oder „später“ zu definieren, wie das genau gemacht werden soll, ist immer vorhanden und je nach Zeitdruck sogar sehr gross. Diesen Fehler sollte man meines Erachtens aber auf keinen Fall machen; an diesen Details kann sich schlussendlich entscheiden, ob die Funktionalität der neuen Software später auch wirklich genutzt werden kann.

Der Tipp lautet also: Genügend eigene Ressourcen einplanen.

Die eigenen fachlichen und personellen Ressourcen werden während der gesamten Bearbeitungszeit von rund einem Jahr immer wieder benötigt; neben dem Tagesgeschäft. Wir haben intern mindestens gleich viele Stunden aufgewendet wie die Talus Informatik AG.

Natürlich kann ein solches Projekt auch mit weniger Eigenleistung realisiert werden. Ich bin jedoch der festen Überzeugung, dass es dann in der Realisierung erheblich mehr kostet und nicht zum gleichen Resultat führt.

Die GWE haben mit der Talus Informatik AG einen Partner für eine zielgerichtete Zusammenarbeit in unserem Sinn gefunden. Die involvierten Personen haben einen sehr guten Job gemacht und haben uns auch gut beraten wenn es darum ging, unsere Anfor-derungen mit bewährten Lösungen zu erfüllen.

Wir danken an dieser Stelle den Gemeindewerke Erstfeld für das uns entgegengebrachte Vertrauen.

Für weitere Auskünfte steht Ihnen unser Verkaufsberater gerne zur Verfügung

Patrik Hegelbach
Patrik Hegelbach
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Das Verwaltungsgebäude der GWE
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