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ERFAHRUNGSBERICHT DIGITALE BELEGVISIERUNG/-ARCHIVIERUNG BEI DER GEMEINDE HUNZENSCHWIL

19.08.2015

Die Gemeinde Hunzenschwil hat im letzten Jahr die digitale Belegvisierung/-Archivierung eingeführt. Ein Erfahrungsbericht.

Die papierlose Kreditorenbuchhaltung bringt Ihnen nur Vorteile; einfach Papierrechnungen scannen – Prüfung und Visumsprozess erfolgen digital. Sie verlieren keine Zeit mehr mit der Suche nach Kreditorenrechnungen in Ordnern oder Archiven: „Information at your fingertip“ dank abgespeicherter PDF Originalrechnung im Dossi-er zur Kreditorenbuchung. Geld sparen Reduzieren Sie Kosten durch die papierlose, einfache Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe direkt in der Kreditorensoftware.

Sie können Ihren Mitarbeitern ermöglichen, mobil zu arbeiten. Sie können, orts und zeitunabhängig Rechnungen zu prüfen, übers Tablet zu visieren und damit freizugeben. Zudem halten Sie die Zahlungsfristen besser ein und nützen die offerierte Skonti aus.

Der Weg zum papierlosen Büro
Alle buchhaltungsrelevanten Belege sind zentral im ABACUS abgelegt, mit der Kreditorenbuchung verknüpft und damit jederzeit für Sie und Ihre Mitarbeitenden verfügbar. Sie können sich so auf die Vollständigkeit der Kreditorenbuchhaltung verlassen und das unter Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Transparenz per Mausklick
In Auswertungen und Reports erhalten Sie und Ihre Mitarbeitenden durch die Drill Down Technik bis auf die Ebene der Originalrechnung sofort alle Details. Auch wenn keine Internetverbindung vorhanden ist, können auf dem iPad ebenfalls Auswertungen bis auf die Detailebene der Originalbelege angesehen werden.


Die Gemeinde Hunzenschwil hat dieses System im letzten Jahr eingeführt. Ein Jahr später haben wir bei Herrn Dieter Zubler, Finanzverwalter der Gemeinde Hunzenschwil, nachgefragt, wie er mit der Softwarelösung und der Umstellung zufrieden war:

Talus Informatik AG: Wie ist aus Ihrer Sicht die Einführung der der digitalen Belegarchivierung zusammen mit der Talus Informatik AG verlaufen?
Dieter Zubler, Leiter Finanzen Gemeinde Hunzenschwil: Nach einer kurzen Vorlaufphase (Offerte, Bestellung) konnte das Projekt innert 3 Monate ohne Probleme umgesetzt werden.

Talus Informatik AG: Was waren die Herausforderungen in diesem Projekt?
Dieter Zubler, Leiter Finanzen Gemeinde Hunzenschwil: Die Kreditorenabläufe mussten überprüft und zum Teil angepasst werden. Neu mussten alle Beleg A4 und scannbar sein. „Fötzeli“ Beleg die nicht scannbar sind wurden nicht mehr akzeptiert. Gleichzeitig wurden die Drucker auf der Abteilung Finanzen durch ein neues Multifunktionsgerät Scanner/Drucker/Kopierer ersetzt.

Talus Informatik AG: Was würden Sie Ihren BerufskollegenInnen raten wenn Sie die digitale Belegvisierung-/archivierung einführen möchten? Was gibt es zu beachten?
Dieter Zubler, Leiter Finanzen Gemeinde Hunzenschwil: Der Ablauf der Kreditoren muss klar sein. Alle Abteilung informieren. Somit gab es keine grössere Probleme bei der Einführung.

Talus Informatik AG: Wo sehen Sie den grössten Mehrwert der digitalen Belegarchivierung für Ihre Verwaltung?
Dieter Zubler, Leiter Finanzen Gemeinde Hunzenschwil: Rascher, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Belege.

Wir möchen uns auf diesem Weg nochmals herzlich bei der Gemeinde Hunzenschwil und speziell bei Herrn Dieter Zubler für das entgegengebrachte Vertrauen bedanken.

Haben Sie Fragen zum Projekt oder möchten Sie eine unverbindliche Offerte? Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie unseren Verkaufsberater, Herr Daniel Hungerbühler (032 391 90 56, E-Mail).

 
 
 

 
 

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    Als ABACUS Software-Consultant sind Sie für Neueinführungen, Kundenprojekte und Support in den Bereichen der ABACUS Business Software zuständig. Die Beratung der einzusetzenden Lösungen sowie die Betreuung und Schulung der Kunden übernehmen Sie hauptsächlich vor Ort oder telefonisch. Als Consultant sind Sie Anlaufstelle für Kundenanliegen und stellen die kompetente Betreuung sicher.

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